Contexte du recrutement et définition de poste

La Ville de Besançon recrute un.e responsable évènementiel / chef.fe du service Relations Publiques 

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous assurez la coordination des manifestations publiques et grands évènements en liaison avec les pilotes désignés pour la Ville de Besançon et pour la Communauté Urbaine GBM.

Vous assurez les fonctions de chef de service des relations publiques pour le compte de la Ville et de GBM dans le cadre d’une convention de mise à disposition. Vous définissez et mettez en œuvre les moyens d’action nécessaires pour atteindre les objectifs du service, en veillant au respect des contraintes budgétaires. 

Pour les grands événements, vous assurez la coordination avec les acteurs extérieurs, les élus Ville et GBM, le Cabinet de la Maire et le service Relations avec les Elus ainsi qu’avec les pilotes techniques dans les services.

Pour les Relations Publiques, vous pilotez la réalisation des manifestations protocolaires et déterminez la répartition des tâches entre les agents, planifiez le travail de chacun d’entre eux, vérifiez la réalisation des différentes tâches dans les délais fixés et coordonnez l’action du service avec les entités extérieures. 

Missions :

Responsable évènementiel :

Coordination des opérations évènementielles de la Ville de Besançon et de la CU GBM en pilotant le calendrier des manifestations, les relations nécessaires, le conseil et dans une recherche d’optimisation. Cette coordination s’effectuera en lien avec les directions Communication de la Ville et de GBM, le Cabinet et le service Relations avec les Elus, et les services de la collectivité qu’ils soient pilotes de l’opération ou partenaires.

Une collaboration privilégiée sera assurée avec la Direction de la Sécurité et de la Tranquillité Publique, la Direction de la Prévention des Risques Urbains, le Département Logistique et Sauvegarde et du service de l’Aide aux Communes pour l’organisation des manifestations ainsi qu’avec les organismes publics et privés partenaires de la Ville et de la CU.

Relations Publiques :

 - Encadre, anime et coordonne les missions des agents du service des relations publiques (3 agents)

 - Assure la mise à disposition des moyens des RP dans le cadre des opérations événementielles de la Ville et de GBM et la gestion et l’organisation des cérémonies officielles et commémorations patriotiques en lien avec les autres institutions publiques ainsi que l’accueil et les visites de personnalités et délégations officielles ou étrangères 

-  Gère les outils : 

•  spécifiques des relations publiques et de l’évènementiel, dont gestion de marchés publics et opérations connexes
•  protocolaires et de suivi des manifestations et évènements : gestion de bases de données des contacts protocolaires etc…
•  suivi des manifestations et évènements, plan de pavoisement de la collectivité, etc…

  - Supervise et contrôle la gestion des stocks de fournitures et des cadeaux officiels

- S’assure d’une exécution budgétaire conforme aux objectifs fixés, propose et met en œuvre des mesures rectificatives et prépare le budget de l’année suivante, en fonction des perspectives d’activité du service et des contraintes fixées par l’exécutif municipal.

- Assure un appui ponctuel aux réunions des élus et de la Direction Générale, à la demande du DGS et en lien avec les services logistiques de GBM

Profil recherché

- Formation initiale ou expérience significative en communication institutionnelle et/ou évènementielle

- Sens de l’organisation, capacités d’analyse et de synthèse, capacités à mener un projet de sa conception à sa mise en œuvre

- Compétences managériales avérées

- Compétences relationnelles

- Savoir faire preuve d’initiative, d’anticipation et de réactivité

- Autonomie, dynamisme, ouverture d’esprit

- Bonne connaissance de l’organisation administrative et politique, des institutions et des collectivités territoriales

- Connaissance des règles protocolaires 

- Grande disponibilité et discrétion

- Connaissance des techniques et outils de communication et compétences rédactionnelles

- Connaissances des techniques audio, projection (spectacle) et leurs évolutions

- Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook...)

- Maîtrise des technologies de l’information (réseaux sociaux…)

Lieu de travail : CAM- 2 rue Mégevand

Travail en soirée et week end (12 jours / an en moyenne)

Recrutement par :

• voie statutaire:  aux agents relevant du grade d'attaché, attaché principal, ingénieur, ingénieur principal
• contractuelle pour les personnes titulaires d'un diplôme  bac+ 3 minimum Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat.
• selon la législation applicable aux travailleurs handicapés

D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées + prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel, 
• Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, possibilité de temps partiel et télétravail à hauteur de 2 jours par semaine (selon les postes), 35 jours de congés 
• Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
• Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
• Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
• remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 % (limite maximum de 99€)
• Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.

Date limite de candidature :  20 mai 2024

Pièces requises : lettre de motivation et CV (format pdf)

Contacts :

• RH : VEYA Nathalie - cheffe du service Recrutement-GPEC 03.81.61.51.45
• Direction Générale des services : B RUYSSEN- DGS  au 03.81.61.50.16