Contexte du recrutement et définition de poste

VILLE DE BESANCON

• Chef-lieu du département du Doubs
• 117 912 habitants

La Ville de Besançon recrute pour le service Ressources de la Direction Vie des Quartiers :

UN.E CHARGE.E DE GESTION ADMINISTRATIVE

Missions :

- Collabore à la préparation des budgets des services de l’ensemble de la Direction

• informe les services des directives et des échéances (lettre de cadrage) et centralise les éléments en vue des principales étapes budgétaires (préparation du BP et des DM)
• vérifie la conformité des achats au regard des procédures de commande publique et de la nomenclature
• travaille à la définition et à la mise à jour des centres de coût
• assure le suivi des notifications et l’encaissement des recettes

- Assure l’exécution, le suivi et le contrôle des budgets des services de la Direction (hors Maisons de quartier et Kursaal) :

•   gère l’intégralité de la chaîne comptable (bon de commande, engagement, liquidation, mandatement, ventilation…)
•  alerte le Secrétaire général des écarts entre prévisionnel et réalisé
•  réalise les virements ou transferts de crédits nécessaires
•  élabore et alimente des outils d’aide à la décision financière, des tableaux de bord et des bilans financiers
•  assure les relations avec les services financiers des partenaires institutionnels et associatifs et des prestataires
•  est Référent Finances et Marchés pour la Direction et est l’interlocuteur principal des Correspondants Financiers de la Direction

- Collabore à la gestion RH des services de l’ensemble de la Direction :

•  informe les services des directives et des échéances et centralise les éléments en vue des principales étapes RH (paie, CAP, entretiens annuels…)
•  participe aux recrutements des permanents  et temporaires (vacataires, stagiaires, jobs d’été…)
•  met à jour l’organigramme de la Direction
•  travaille à la définition et à la mise à jour des centres de coût
•  centralise les déclarations d’accident de travail et participe aux Comités d’analyse des accidents du travail

- Assure l’exécution, le suivi et le contrôle RH des services de la Direction (hors Maisons de quartier et Kursaal) :

• assure la gestion et le suivi des absences (congés, maladie…), des formations, des ordres de mission, des éléments de paie, des propositions d’engagements, des mobilités…
• alerte la cheffe de service en cas de dysfonctionnements
• élabore et alimente des outils d’aide à la décision RH et des tableaux de bord
•  est Référent RH et EvRP pour la Direction et est l’interlocuteur principal des Correspondants RH de la Direction
•  assure la fonction d’Assistant de Prévention (AP) pour la Direction : applique et veille à la bonne exécution des règles d’hygiène et de sécurité au travail et élabore et met à jour le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels 

- Organise les Commission n°4 préalables aux Conseils Municipaux :

•  établit le rétroplanning et programme les réunions de Commission
•  participe à la rédaction et relit l’ensemble des délibérations de la Direction sous l’angle financier
•  rédige la convocation, compile le rapport de commission et ses annexes et les diffuse
•  assure le suivi des présences et absences des élus
•  rédige et diffuse les comptes-rendus
•  assure le suivi des Commissions (modifications), en lien avec le Bureau des Assemblées et les Directions pilote de projets
•  assure le suivi des décisions du Conseil Municipal (signature et entrée en vigueur des conventions, paiement des subventions…)
•  est Référent Assemblées pour la Direction

Profil recherché

• Qualités relationnelles (travail en équipe, écoute, compréhension, sens du contact, communication)
• Rigueur, Sens de l’anticipation, Capacité à s’organiser, Autonomie
• Adaptabilité, Réactivité,  Disponibilité
• Capacité à rendre compte
• Sens du service public et des responsabilités
• Connaissance de la collectivité et des partenaires institutionnels et associatifs
• Connaissance des règles, procédures et documents budgétaires et RH des collectivités territoriales  et des associations

Recrutement par :

• voie statutaire:  aux agents relevant du cadre d'emploi de rédacteur

Date limite de candidature : 9 juin 2024

Pièces requises : lettre de motivation et CV (format pdf)

Contacts :

• Au sein du service Ressources : Elodie PIRALLA, cheffe de service 03.81.87.81.07