Un.e chargé.e de gestion 'Assemblées'


Date
21-01-2025
Date limite
04-03-2025
Contrat
Titulaire/lauréat de concours / Contractuel
Direction
COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE
Filière
Filière administrative
Catégorie
B

Contexte du recrutement et définition de poste

COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE

  • 68 communes
  • Bassin économique de 250 000 habitants

La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute pour la Direction Administration Générale : 

UN.E CHARGE.E DE GESTION ADMINISTRATIVE AU SEIN DU SERVICE DES ASSEMBLEES VILLE

Missions :

  • Préparer, gérer et assurer le suivi des réunions des Assemblées Ville de Besançon et notamment :
    • Rédiger les convocations et compiler les rapports en procédant aux modifications nécessaires
    • Préparer les réunions de relecture des rapports (en lien avec les secrétariats de commission)
    • Pré-identifier les potentiels conflits d’intérêts dans les rapports de Conseil
    • Assurer l’envoi (essentiellement dématérialisé) des convocations et rapports aux conseillers municipaux
    • Assurer l’organisation matérielle des séances et participer en alternance avec les autres agents du service aux réunions en soirée
    • Rédiger les actes liés aux décisions des assemblées (délibérations, compte-rendu…)
    • Relire et corriger la retranscription des débats de chaque instance (en lien avec le chef de service et le cadre expert)
  • Assurer la suppléance des autres chargés de gestion des assemblées en cas d’absence
  • Préparer (avec le chef de service) le calendrier des instances et rétroplannings et communiquer sur ces éléments
  • Conseiller et appuyer les Directions et services en matière de gestion des assemblées
  • Contribuer à l'amélioration des pratiques internes, aux projets transversaux et/ou stratégiques
  • Veiller à la gestion et à la mise à jour des données relatives aux élus
  • Etablir les états de présence des élus aux réunions pour le calcul de leurs indemnités
  • Assurer les envois liés aux réunions de Bureau-débats, en lien avec la Direction Générale

Profil recherché

Profil et compétences requis : 

  • Bonne connaissance de l’environnement territorial
  • Maîtrise des procédures liées à la gestion des instances ou capacité à les acquérir
  • Qualités relationnelles avérées et capacité à travailler en transversalité
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Très bonnes qualités rédactionnelles
  • Connaissance du fonctionnement des services municipaux et communautaires
  • Capacité à gérer les pics d’activités
  • Maitrise des outils bureautiques
  • Disponibilité et réactivité
  • Connaissance de DOTELEC et Kiosk appréciée

Date limite de candidature :  04 mars 2025

Les entretiens de recrutement sont prévus le 17/03/2025 au matin.

Recrutement par :

  • voie statutaire : aux agents relevant du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux et en interne uniquement aux adjoints administratifs expérimentés et promouvables
  • contractuelle pour les personnes titulaires d'un diplôme leur permettant de passer le concours de rédacteur territorial. Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat.
  • selon la législation applicable aux travailleurs handicapés

D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées + prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel, 
  • Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, possibilité de temps partiel et télétravail à hauteur de 2 jours par semaine (selon les postes), 35 jours de congés 
  • Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
  • Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
  • Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
  • remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 % (limite maximum de 99€)
  • Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.

Pièces requises : lettre de motivation et CV (format pdf)

Contacts :

  • Mme Anne COLLIN, cheffe du service Gestion des assemblées au 03 81 87 89 72
  • RH : M. Justin MARQUELET, chargé de recrutement au 03 81 41 57 93