Un.e chargé.e de gestion 'Assemblées'
- Date
- 21-01-2025
- Date limite
- 04-03-2025
- Contrat
- Titulaire/lauréat de concours / Contractuel
- Direction
- COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE
- Filière
- Filière administrative
- Catégorie
- B
Contexte du recrutement et définition de poste
COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE
- 68 communes
- Bassin économique de 250 000 habitants
La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute pour la Direction Administration Générale :
UN.E CHARGE.E DE GESTION ADMINISTRATIVE AU SEIN DU SERVICE DES ASSEMBLEES VILLE
Missions :
- Préparer, gérer et assurer le suivi des réunions des Assemblées Ville de Besançon et notamment :
- Rédiger les convocations et compiler les rapports en procédant aux modifications nécessaires
- Préparer les réunions de relecture des rapports (en lien avec les secrétariats de commission)
- Pré-identifier les potentiels conflits d’intérêts dans les rapports de Conseil
- Assurer l’envoi (essentiellement dématérialisé) des convocations et rapports aux conseillers municipaux
- Assurer l’organisation matérielle des séances et participer en alternance avec les autres agents du service aux réunions en soirée
- Rédiger les actes liés aux décisions des assemblées (délibérations, compte-rendu…)
- Relire et corriger la retranscription des débats de chaque instance (en lien avec le chef de service et le cadre expert)
- Assurer la suppléance des autres chargés de gestion des assemblées en cas d’absence
- Préparer (avec le chef de service) le calendrier des instances et rétroplannings et communiquer sur ces éléments
- Conseiller et appuyer les Directions et services en matière de gestion des assemblées
- Contribuer à l'amélioration des pratiques internes, aux projets transversaux et/ou stratégiques
- Veiller à la gestion et à la mise à jour des données relatives aux élus
- Etablir les états de présence des élus aux réunions pour le calcul de leurs indemnités
- Assurer les envois liés aux réunions de Bureau-débats, en lien avec la Direction Générale
Profil recherché
Profil et compétences requis :
- Bonne connaissance de l’environnement territorial
- Maîtrise des procédures liées à la gestion des instances ou capacité à les acquérir
- Qualités relationnelles avérées et capacité à travailler en transversalité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement des services municipaux et communautaires
- Capacité à gérer les pics d’activités
- Maitrise des outils bureautiques
- Disponibilité et réactivité
- Connaissance de DOTELEC et Kiosk appréciée
Date limite de candidature : 04 mars 2025
Les entretiens de recrutement sont prévus le 17/03/2025 au matin.
Recrutement par :
- voie statutaire : aux agents relevant du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux et en interne uniquement aux adjoints administratifs expérimentés et promouvables
- contractuelle pour les personnes titulaires d'un diplôme leur permettant de passer le concours de rédacteur territorial. Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat.
- selon la législation applicable aux travailleurs handicapés
D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées + prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel,
- Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, possibilité de temps partiel et télétravail à hauteur de 2 jours par semaine (selon les postes), 35 jours de congés
- Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
- Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
- Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
- remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 % (limite maximum de 99€)
- Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.
Pièces requises : lettre de motivation et CV (format pdf)
Contacts :
- Mme Anne COLLIN, cheffe du service Gestion des assemblées au 03 81 87 89 72
- RH : M. Justin MARQUELET, chargé de recrutement au 03 81 41 57 93